Gestor Documental en la Administración Pública y la Plataforma SharePoint en base a Ley

Quiero tocar este tema, debido a que muchos confunden un gestor documental de la empresa privada a un gestor documental de la Administración Pública, para mi criterio MOOS 2010 cubre todas las especificaciones en base a las leyes de Administración Electrónica, pero hay que definirlo muy bien y desarrollar diferentes especificaciones técnicas para obtener un buen resultado final.

Hablemos un poco de un gestor documental para la Administración Pública antes de relacionarlo con MOSS.

Las principales funciones de la gestión documental en la eAdmin son las siguientes:

• Creación
• Captura
• Ingreso
• Almacenamiento
• Utilización / Uso
• Difusión
• Consulta
• Conservación / Archivo
• Eliminación / Expurgo

Me que quedare como imagen de arranque la que se define en el Modelo de Gestión Documental del País Vasco.

Y para darle más base el ciclo de vida documental que recomienda la Comisión Europea.

Una aproximación global al ciclo de vida de los documentos en la organización, nos sirve para ver las interrelaciones que se producen, y ordenar las decisiones y factores a tener en cuenta en cada aspecto de la gestión documental.

Hector Insua nos muestra algunas de características para gestión documental en Moos 2010 en su blog.

En lo que respecta a las principales funciones de la gestión documental Moos 2010 va sobrado en este tema.

Veamos algunos detalles flash:

Creación
-El documento se genera con un ID único, muy necesario.
-Puede ser generado por cualquier usuario con acceso.
-Diferentes tipos de formato Pdf, Tiff, jpg, y otros.
-Al momento de crear un documento el sistema nos obliga a informar algunos metadatos.

Captura
-A través de digitalización
-Formularios
-Otros aplicativos mediante web services.
-Repositorios

Ingreso
-Por registro electrónico.
-Procedimientos administrativo definido.
-Workflows específicos.
-Manual a través de código de barras.

Almacenamiento
-Se guardan en bibliotecas bien organizadas.
-Fácil acceso a través de búsqueda con metadatos.
-Un solo repositorio documental

Utilización / Uso
-Cualquier usuario con los permisos definidos podrá acceder a los documentos.
-Hay un control muy exhaustivo en su uso.
-Fácil utilización por los usuarios.

Difusión
-Visible a cualquier parte de la plataforma en base a los permisos.
-Publicación interna y externa (Ojo en la eAdmin esto no está muy permitido, solo en casos especiales y en documentos que tengan un nivel de seguridad muy bajo).

Consulta
-La búsqueda puede ser a nivel general y por áreas.
-Por metadatos, orden de clasificación, categorización y Doc ID.

Conservación / Archivo
-Se puede generar reglas de conservación documental.
-Workflows definidos que especifiquen su ciclo de vida.

Eliminación / Expurgo
-Al pasar el tiempo de vida útil se pueden eliminar definiendo automáticamente un registro de expurgo.

-Algunos documentos deberán pasar al archivo histórico a través de workflows definidos o manualmente por lo usuarios dejando constancia de la ubicación final del documento.

SharePoint 2010 es una buena plataforma para desarrollar el gestor documental para una Administración Pública pero requiere de un análisis profundo con conocimientos técnicos y jurídicos para llegar a una aplicación que cubra todas las expectativas de las Leyes en materia de eAdministración.

En otro post enlazare el gestor documental con los diferentes canales de comunicación que debe o puede tener una Administración Pública a través de la plataforma de SharePoint.