OnlineTIC K2 Blackpearl

 

Los procesos impulsados por las aplicaciones dentro de una empresa abarcan muchos empleados, departamentos, organizaciones. Siempre es interesante automatizar y gestionar los procesos de negocio (aprobación de documentos, solicitud de vacaciones, gestión de facturas), o unificar los procesos de negocio, personas, servicios y sistemas de información en una sola aplicación para aumentar la eficiencia del negocio.

 

K2 blackpearl fue creado para ser tan sencillo que personas sin conocimientos técnicos puedan contribuir en la elaboración de procesos; flexible, ya que las necesidades de negocio cambian constantemente; y rápido ya que el tiempo es dinero.

 

Esta herramienta ayuda a las personas a crear o modificar procesos a través de asistentes y otras herramientas gráficas, sin requerir código en la mayoría de los casos. Esto permite a los usuarios menos técnicos colaborar en la creación, sin tener que transmitir sus necesidades al personal más técnico.

OnlineTICK2 Blackpearl

Gestor Documental en la AAPP en SSP2010 en base a Ley 11/2007 (Post II)

Como comentaba en el post anterior de Gestor Documental en la Administración Pública y la Plataforma SharePoint en base a Ley 11/2007, hacer un gestor documental tiene mucho trabajo de análisis, consultoría y definición de reglas.

En este post les hablare del cuadro de clasificación.

No hay una regla ni ninguna ley que defina claramente el cuadro de clasificación, esto se da por casuística de cada Entidad Local, y la que el archivero municipal crea que se adapte más a su archivo.

Pero todos parten de una base, esta es una de ellas (es un ejemplo), aunque les recomiendo la del grupo de archiveros municipales de la comunidad de Madrid que se reúnen cada x tiempo y van mejorando y puliendo esta clasificación.

Les dejo un ejemplo de esquema de cuadro de clasificación.

Ahora vamos a lo práctico, como lo aplicamos en SharePoint, pues sin complicarse mucho a través de document set. (que fácil no?).

Los document set ya están más que vistos y explicados, pero tomare las palabras de Ignasi Tebé que ya explica muy detalladamente sobre esto en su post de Documents Sets (I) Introducción.

A modo de introducción, comentar que aunque de entrada pudiera parecer que estamos hablando de simples carpetas, un Document Set va mucho más allá que ser un simple "agrupador" o "contenedor de documentos". En realidad, se parece mucho
más al concepto de "expediente", donde todo el grupo de documentos puede tratarse, a nivel de clasificación y procesos como una única unidad operativa. Hablando en términos de SharePoint, en concreto un Document Set permite, entre todos los documentos que lo componen en:

Compartir los mismos metadatos.
Unificar versiones (una versión
implica el conjunto de versiones individuales).
Compartir los mismos flujos
de trabajo.
Compartir los mismos permisos de seguridad.
Disponer de una
página de presentación del Document Set totalmente personalizada.
Compartir
idénticas directivas (auditoría, retención, etiquetas y código de barras).
Definirse bajo un único Document Set ID (asigna un ID único de documento al
Document Set).
Crear conjuntos de documentos con documentos predeterminados
ya incluidos.

Como ven que mejor explicación que esta, pero vamos más a fondo, Ignasi ya habla de semejanza a un expediente, está claro no… comparte todo, niveles de seguridad, flujos, versiones, etc..

En SharePoint se deben de crear tantas series documentales según el cuadro de clasificación y sus niveles más bajos.

Documentos primarios son los documentos originales elaborados por el autor.

Secundarios son documentos que se refieren a los primarios y que no existirían sin ellos; contienen la descripción de los documentos primarios.

Terciarios son documentos establecidos a partir de documentos primarios y/o secundarios; reúnen, condensan y elaboran la información original en una forma que corresponde a las necesidades de una categoría de público.

Ojo, cuando se cree las series documentales, se debe activar todo el versionado, auditoria y trazabilidad para poder cumplir con la Ley que dice claramente:

“Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la dentificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la
legislación de protección de datos.”

Como ven ya acotamos más lo de gestor documental y no es tan fácil como parece.

Por cierto si necesitan más información al respecto no duden en comunicármelo.

Gestor Documental en la Administración Pública y la Plataforma SharePoint en base a Ley

Quiero tocar este tema, debido a que muchos confunden un gestor documental de la empresa privada a un gestor documental de la Administración Pública, para mi criterio MOOS 2010 cubre todas las especificaciones en base a las leyes de Administración Electrónica, pero hay que definirlo muy bien y desarrollar diferentes especificaciones técnicas para obtener un buen resultado final.

Hablemos un poco de un gestor documental para la Administración Pública antes de relacionarlo con MOSS.

Las principales funciones de la gestión documental en la eAdmin son las siguientes:

• Creación
• Captura
• Ingreso
• Almacenamiento
• Utilización / Uso
• Difusión
• Consulta
• Conservación / Archivo
• Eliminación / Expurgo

Me que quedare como imagen de arranque la que se define en el Modelo de Gestión Documental del País Vasco.

Y para darle más base el ciclo de vida documental que recomienda la Comisión Europea.

Una aproximación global al ciclo de vida de los documentos en la organización, nos sirve para ver las interrelaciones que se producen, y ordenar las decisiones y factores a tener en cuenta en cada aspecto de la gestión documental.

Hector Insua nos muestra algunas de características para gestión documental en Moos 2010 en su blog.

En lo que respecta a las principales funciones de la gestión documental Moos 2010 va sobrado en este tema.

Veamos algunos detalles flash:

Creación
-El documento se genera con un ID único, muy necesario.
-Puede ser generado por cualquier usuario con acceso.
-Diferentes tipos de formato Pdf, Tiff, jpg, y otros.
-Al momento de crear un documento el sistema nos obliga a informar algunos metadatos.

Captura
-A través de digitalización
-Formularios
-Otros aplicativos mediante web services.
-Repositorios

Ingreso
-Por registro electrónico.
-Procedimientos administrativo definido.
-Workflows específicos.
-Manual a través de código de barras.

Almacenamiento
-Se guardan en bibliotecas bien organizadas.
-Fácil acceso a través de búsqueda con metadatos.
-Un solo repositorio documental

Utilización / Uso
-Cualquier usuario con los permisos definidos podrá acceder a los documentos.
-Hay un control muy exhaustivo en su uso.
-Fácil utilización por los usuarios.

Difusión
-Visible a cualquier parte de la plataforma en base a los permisos.
-Publicación interna y externa (Ojo en la eAdmin esto no está muy permitido, solo en casos especiales y en documentos que tengan un nivel de seguridad muy bajo).

Consulta
-La búsqueda puede ser a nivel general y por áreas.
-Por metadatos, orden de clasificación, categorización y Doc ID.

Conservación / Archivo
-Se puede generar reglas de conservación documental.
-Workflows definidos que especifiquen su ciclo de vida.

Eliminación / Expurgo
-Al pasar el tiempo de vida útil se pueden eliminar definiendo automáticamente un registro de expurgo.

-Algunos documentos deberán pasar al archivo histórico a través de workflows definidos o manualmente por lo usuarios dejando constancia de la ubicación final del documento.

SharePoint 2010 es una buena plataforma para desarrollar el gestor documental para una Administración Pública pero requiere de un análisis profundo con conocimientos técnicos y jurídicos para llegar a una aplicación que cubra todas las expectativas de las Leyes en materia de eAdministración.

En otro post enlazare el gestor documental con los diferentes canales de comunicación que debe o puede tener una Administración Pública a través de la plataforma de SharePoint.

SharePoint y la Administración Electrónica (eAdmin)

Pido disculpas por desligarme todo este tiempo del blog, he cambiado de empresa ahora trabajo para la firma Ernst & Young, nueva información, nuevos retos, nuevo networking activo, pero prometo ponerme al día y hacer una serie de secuencias de SharePoint y sus relaciones con la Administración electrónica que es el campo donde mas me he centrado durante los ultimos 3 años, todo esto en base a la Ley 11/2007 que es la que regula la Adaptación de la Administración electrónica en las Entidades del Estado.

SharePoint 2010 al ser un entorno muy amplio, da a muchos proveedores, desarrolladores, analistas, etc. la talla para ser un referente en las Administraciones Publicas como tecnología a implementar. Tengo en la cartuchera diferentes post en los cuales contare mi experiencia de la eAdmin enlazada con la tecnología de SPS2010, 2007, etc.

Intranet, racionalización de procesos, gestores documentales, cuadros de mandos, procesos secuenciales internos en la Administración Pública, etc. Todos estos están en proceso curva de crecimiento de despliegue pero ya desde anteriores versiones se viene trabajando muchísimo con algunos requerimientos tecnológicos que exigen las Administraciones para poder adaptarse a la eAdmin con el mas mínimo esfuerzo de parametrización y minimizando el impacto en coste económico y tiempo de implementación.