Gestor Documental en la AAPP en SSP2010 en base a Ley 11/2007 (Post II)

Como comentaba en el post anterior de Gestor Documental en la Administración Pública y la Plataforma SharePoint en base a Ley 11/2007, hacer un gestor documental tiene mucho trabajo de análisis, consultoría y definición de reglas.

En este post les hablare del cuadro de clasificación.

No hay una regla ni ninguna ley que defina claramente el cuadro de clasificación, esto se da por casuística de cada Entidad Local, y la que el archivero municipal crea que se adapte más a su archivo.

Pero todos parten de una base, esta es una de ellas (es un ejemplo), aunque les recomiendo la del grupo de archiveros municipales de la comunidad de Madrid que se reúnen cada x tiempo y van mejorando y puliendo esta clasificación.

Les dejo un ejemplo de esquema de cuadro de clasificación.

Ahora vamos a lo práctico, como lo aplicamos en SharePoint, pues sin complicarse mucho a través de document set. (que fácil no?).

Los document set ya están más que vistos y explicados, pero tomare las palabras de Ignasi Tebé que ya explica muy detalladamente sobre esto en su post de Documents Sets (I) Introducción.

A modo de introducción, comentar que aunque de entrada pudiera parecer que estamos hablando de simples carpetas, un Document Set va mucho más allá que ser un simple "agrupador" o "contenedor de documentos". En realidad, se parece mucho
más al concepto de "expediente", donde todo el grupo de documentos puede tratarse, a nivel de clasificación y procesos como una única unidad operativa. Hablando en términos de SharePoint, en concreto un Document Set permite, entre todos los documentos que lo componen en:

Compartir los mismos metadatos.
Unificar versiones (una versión
implica el conjunto de versiones individuales).
Compartir los mismos flujos
de trabajo.
Compartir los mismos permisos de seguridad.
Disponer de una
página de presentación del Document Set totalmente personalizada.
Compartir
idénticas directivas (auditoría, retención, etiquetas y código de barras).
Definirse bajo un único Document Set ID (asigna un ID único de documento al
Document Set).
Crear conjuntos de documentos con documentos predeterminados
ya incluidos.

Como ven que mejor explicación que esta, pero vamos más a fondo, Ignasi ya habla de semejanza a un expediente, está claro no… comparte todo, niveles de seguridad, flujos, versiones, etc..

En SharePoint se deben de crear tantas series documentales según el cuadro de clasificación y sus niveles más bajos.

Documentos primarios son los documentos originales elaborados por el autor.

Secundarios son documentos que se refieren a los primarios y que no existirían sin ellos; contienen la descripción de los documentos primarios.

Terciarios son documentos establecidos a partir de documentos primarios y/o secundarios; reúnen, condensan y elaboran la información original en una forma que corresponde a las necesidades de una categoría de público.

Ojo, cuando se cree las series documentales, se debe activar todo el versionado, auditoria y trazabilidad para poder cumplir con la Ley que dice claramente:

“Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la dentificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la
legislación de protección de datos.”

Como ven ya acotamos más lo de gestor documental y no es tan fácil como parece.

Por cierto si necesitan más información al respecto no duden en comunicármelo.