2 Nuevas Vulnerabilidades detectadas y Corregidas en SharePoint

El martes pasado Microsoft a ha publicado 5 cinco boletines de Seguridad, según la clasificación de Microsoft su nivel de gravedad es importante, entre ellos tenemos 2 que afectan SharePoint.


MS11-072
Ejecución remota de código en Microsoft Excel, a través de ficheros .xls especialmente manipulados, afectando a la familia Office 2003, 2007 y 2010 para Windows, Office 2004, 2008 y 2011 para Mac y los visores de Excel, paquetes de compatibilidad con Office 2007, Sharepoint Server 2007 y Office Web Apps 2010 (CVE-2011-1986, CVE-2011-1987, CVE-2011-1988, CVE-2011-1989 y CVE-2011-1990).

MS11-074
Elevación de privilegios en Sharepoint Server y Workspace 2007, 2010 y Services 2 y 3, y en la familia Office Groove y Forms 2007, a través de ataques cross-site scripting y permitiendo revelación de información sensible (CVE-2011-1252, CVE-2011-0653, CVE-2011-1890, CVE-2011-1891, CVE-2011-1892 y CVE-2011-1893).

Las actualizaciones publicadas pueden descargarse a través de Windows Update o consultando los boletines de Microsoft donde se incluyen las direcciones de descarga directa de cada parche. Aunque Microsoft ha puntuado las vulnerabilidades como 'Importantes', el hecho de que existan exploits públicos recomienda la actualización de los sistemas con la mayor brevedad posible.

¿Estas Aburrido? ¿SharePoint no te sorprente? pues este evento es para ti "Charla con los expertos: Todo lo que siempre quisiste saber sobre SharePoint, pero no te atreviste a preguntar"

Charla con los expertos: Todo lo que siempre quisiste saber sobre SharePoint, pero no te atreviste a preguntar

Los grupos de usuarios de SharePoint de habla hispana os proponemos un evento online un tanto diferente: os proponemos durante aproximadamente 90 minutos charlar con los principales expertos de la plataforma en países de habla de hispana. Ven con nosotros, plantéanos tus dudas y cuestiones sobre nuestro servidor favorito y averigua todo aquello que siempre quisiste saber, pero nunca te atreviste a preguntar. Entre los participantes en la charla contaremos con algunos de los mayores conocedores de la plataforma SharePoint como: Gustavo Vélez David Martos Ricardo Muñoz Juan Andrés Valenzuela Juan Carlos González Alberto Díaz Daniel Seara Héctor Insua Manuel Herrera Haarón González Fabian Imaz Mario Cortés Flores. Fecha: 21/06/2011
Hora: 10:30 GMT –3
Regístrate: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032491659&culture=es-ES

Hablando del retorno de inversión al adquirir una plataforma de SharePoint 2010

Hace unos días me consultaron cual sería el retorno de inversión de implantar SharePoint 2010 en un cliente.

Directamente le conteste que no se puede cuantificar exactamente por los múltiples factores, pero si hablamos de un cliente que tiene bien definido su plan estratégico usando la plataforma de SharePoint su retorno de inversión sería muy alto pero si no la tiene definida y solo usa la plataforma para una intranet el retorno de inversión es menor.

La plataforma de SharePoint no es solo para hacer intranet, Extraweb, gestor de contenidos o solo un repositorio documental, es mucho más que eso, y esto claramente lo saben muchos, pero el detalle esta en definir primero un plan estratégico de sistemas que permita al entorno TIC crecer constantemente.

La plataforma tiene todas las capacidades de tener crecimientos horizontales o verticales, pero estos deben de estar bien definidos dentro del plan estratégico.

El estudio de Forrester Consulting indica que las empresas tendrán un buen retorno de inversión al utilizar todos los componentes de la plataforma.

En este estudio habla de las razones de por qué invertir en SharePoint 2010 y ha utilizado una metodología de muestreo con diferentes perfiles, empresas, y servicios, algunos de sus detalles son:

• Crear un entorno de colaboración modificable y flexible antes los grandes cambios estructurales empresariales.
• Una plataforma única evitando los grandes costos de mantenimientos diversificados.
• Implementar nuevas herramientas que ayuden en el desarrollo de los recursos. Un solo centro documental.
• Aprovechar la familiaridad de los usuarios con las herramientas de MS Office.
• Centralización de la formación.
• Impulsar el desarrollo de aplicaciones simples de SharePoint para liberar recursos TIC.
• Centralización de la gestión del conocimiento.
• Reducir los costes en hardware.

Todo esto no sale de la noche a la mañana, conozco clientes que tienen la plataforma y tienen otros entornos que hacen lo mismo dentro de la misma plataforma, incluso replican la información, y está muy demostrado que el replicar información cuesta dinero (mantenimiento, espacio en disco, memoria. Etc.).

Entiendo claramente que muchos clientes ya tienen otras herramientas y que hacen las de gestor de contenidos, o de repositorio documental, y soy consciente que las cosas no se hacen de la noche a la mañana pero con un buen plan estratégico al final verán la luz.

Los cambios de cultura tic en estos tiempos no los recomienda nadie ¿Por qué? Ya hablaremos de esto más adelante, pero son necesarios y que no tienen impacto a corto plazo pero si gran impacto financiero a largo plazo, todo es ponerse, mirar detalladamente su plataforma y sacarle el máximo de provecho.

Aunque parezca mentira solo vamos donde el cliente y le vendemos una intranet, y le contamos todo lo que hace la plataforma, pero muy pocas personas le contamos como puede ayudarle con lo que tiene, y no le hacemos números, hay que hacer números al cliente y decirle que no solo tendrá una plataforma completa y que en determinado tiempo le cubrirá todas sus necesidades, los CEO o Directores quieren ver números.

Les cuento todo esto porque la experiencia de varios clientes es esa, no le cuentan cuanto se va ahorrar, cuánto va liberar a sus recursos, cuánto va ahorrar en tiempo, eso sí “SIN PLAN ESTRATEGICO” ni se lo cuenten.

No crean que lo acabo de descubrir pero el informe es del año pasado, pero lo recuerdo por la duda que me plantearon.

Estudio de Forrester Consulting

Webcast. Darle caña a los expertos: Todo lo que siempre quisiste saber sobre SharePoint, pero no te atreviste a preguntar‏

Sientete en confianza y lanza la piedra sin esconder la mano, recomiendo personalmente el grupo de expertos y ni te miraran de menos, ni te diran que es una pregunta tonta, ni te cobraran como consultor por la pregunta.

No os lo podéis perder, los expertos en SharePoint se reúnen para atender a vuestras preguntas. Os proponemos durante aproximadamente 90 minutos charlar con los principales expertos de la plataforma en países de habla de hispana.

Esto será el miércoles 27 de abril a las 15.00 (GMT) y podéis registraros y acceder al LiveMeeting en el siguiente enlace WebCastEventDetails.aspx-EventID=1032485055&EventCategory=4&culture=es-ES&CountryCode=ES

Entre los participantes en la charla contaremos con algunos de los mayores conocedores de la plataforma SharePoint como:

- Gustavo Vélez

- David Martos

- Ricardo Muñoz

- Juan Andrés Valenzuela

- Juan Carlos González

- Daniel Seara

- Héctor Insua

- Manuel Herrera

- Haarón González

- Fabián Imaz.

- Alberto Diaz Martin

Proximos Eventos sobre la plataforma de SharePoint (Marzo y Abril)

Me es grato replicar esta información que os voy a trasmitir debajo de estas lineas, pocos se interesan en fomentar estas tecnologias, pero los que aportan, no su granito de arena, si no que kilos de información, merecen que les den un aplauso desde el silencio de nuestras lecturas, un hurra por su compromiso no remunerado, en los cuales hacen enormes sacrificios de lo mas preciado de nuestras vidas el tiempo, y lo mejor de todo que el solo hecho de darnos su siento, lo gratificante es regalarnoslo.

Pues despues del bloque de 5 lineas que me salio del corazon les comento, los proximos eventos de SharePoint que me han comunicado y que apuntan a un exito de contenido y conocimiento en esta plataforma a la cual por diferentes razones estamos enganchados.

SUGES: SharePoint 2010 no es solo intranets, monta tu sitio público

Desde SUGES y con el apoyo de Microsoft Ibérica queremos mostraros las capacidades y funcionalidades para realizar sitios públicos con SharePoint 2010, veremos las distintas problemáticas que plantea crear un sitio público, mediante las características de publicación veremos el ciclo de vida de los contenidos, las distintas formas de personalización, las capacidades de integración de identidades. Trataremos de romper el tópico y la idea de que SharePoint 2010 no es un producto tan idóneo para la creación de sitios Internet, sino al contrario es una plataforma excelente para crear sitios de publicación adaptados a las necesidades de cualquier organización.

Agenda:

• SharePoint for Internet Site.
• Arquitectura y topología de un sitio público.
• Características de publicación.
• Personalización de masterpages, layouts y css.
• Autenticación FBA en SharePoint 2010.
• Autenticación con sistemas externos (Facebook, OpenID, etc.).
• Recomendaciones de seguridad.
• Monitorización de uso del portal.
• Multilenguaje, variaciones de sitio.
• Automatización, despliegue y multitenancy
• Requisitos previos: Conocimientos de las plataforma SharePoint 2007 y SharePoint 2010.
• Url de inscripción al evento: Enlace
  

Ponentes:

• David Martos González, MVP de SharePoint Server y Arquitecto de software en Spenta Consulting. Coordinador de SUG.CAT, escribe habitualmente en su blog http://david-martos.blogspot.com
• Mario Cortés Flores, consultor de SharePoint en la empresas Renacimiento, coautor del libro “SharePoint 2010 de principio a fin” y coordinador de SUGES. Escribe habitualmente en su blog http://geeks.ms/blogs/mcortes
  

Segunto Evento:


SUGES - SharePoint 2010 y Office 2010: la mejor combinación para la productividad!

Desde SUGES os proponemos un nuevo webcast haremos un repaso sobre las principales características de integración de Office 2010 con SharePoint 2010, como el trabajo Offline, las novedades en el ámbito de edición de documentos, el nuevo interfaz web de Office, la edición simultánea de documentos, los nuevos servicios para exponer formato Office desde navegador web,… y mucho más. Y para hablar de productividad, contaremos con Agustín Corredera García de Microsoft, especialista de soluciones Office y SharePoint en Microsoft .

Datos de interés

• Audiencia: Information Workers, analistas en plataforma SharePoint y Office, Gerentes, Jefes de Proyecto.
• Requisitos previos: Conocimientos de la plataforma SharePoint 2010.
• Fecha: lunes 14 de marzo.
• Hora: 16:00 a 17:30 (GMT +1).
• Duración: 90 min
• Enlace de inscripción.
  

Tercer Evento:

SUGES: Project Server 2010 - Gestión de Proyectos y Portafolio sobre SharePoint Server 2010

La edición 2010 de Microsoft Project Server funciona como servicios de SharePoint Server 2010. Proporciona un entorno que cubre el ciclo completo de vida de los proyectos en cualquier Organización, desde la gestión de la demanda, la justificación de negocio de los proyectos hasta su gestión y cierre. En esta versión 2010 son especialmente interesantes las funcionalidades de generación de informes orientados a todo tipo de perfiles que trabajen en el entorno, desde los Jefes de Proyectos hasta el equipo directivo.

Datos de interés:

Requisitos previos: Conocimientos de la plataforma SharePoint 2010.

• Fecha: Lunes 11 de abril a las 17:00 (GMT + 1).
• Duración: 90 minutos.
• Audiencia: Information Workers, analistas en plataforma SharePoint y Office, Personal de oficina de proyectos, Jefes de Proyecto, Jefes de recursos.
• Ponente: Agustín Corredera García de Microsoft, especialista de Soluciones de Productividad de Microsoft.

Enlace

La Integración de la Firma Electrónica Digital en Java o NET (SharePoint)

Actualmente me encuentro inmerso en diferentes proyectos de las Nuevas Tecnologías, la verdad que estoy en mi salsa, estoy haciendo las 3 cosas que más me gustan, laboralmente hablando, que son la gestión de proyectos tecnológicos, SharePoint y la implantación de la Administración Electrónica en las Entidades Locales.

Uno de los muchos proyectos que deben abordar las Entidades Locales es la Firma Digital del cual les describiré en este post algunas pinceladas.

Quiero expresar las gracias a la empresa Viavansi por facilitarme toda esta información y los ejemplos para nuestra comunidad.

La plataforma de firma digital

La plataforma de firma digital tiene como objetivo el de simplificar el desarrollo de aplicaciones que requieran usar Certificados Digitales. Cualquier aplicación puede hacer uso de la autenticación y firma digital utilizando los servicios que el sistema ofrece, abstrayendo a las aplicaciones de los problemas relacionados con el uso de certificados digitales, como son la criptografía de clave pública, la validación usando CRLs o OCSP, la lectura de certificados, el uso del DNI electrónico, etc.

Funciones de la plataforma de firma electrónica

• Autenticación: Cuando una aplicación Web requiera autenticar a sus usuarios mediante Certificado digital (incluido el DNIe) podrá delegar en la plataforma para que sea ésta la encargada de solicitar el Certificado al usuario, recuperar la información, comprobar su validez y devolver a la aplicación la información obtenida.
• Firma Digital: Cuando una aplicación Web requiera que sus usuarios firmen la documentación entregada, realicen transacciones no repudiables o cualquier otro tipo de información que requiera no repudio, podrá delegar en la plataforma para que sea ésta la que firme, almacene, custodie y verifique la transacción o información presentada.
• Custodia Digital: Un pilar muy importante de la firma digital es la custodia de los documentos firmados para que estos puedan ser recuperados y comprobados. Para ello se implementa un sistema de custodia documental basado en XMLSignature.

Características técnicas de Viafirma

Utilización de Algoritmos estándares de criptografía como el Advanced Encryption Standard (AES) que es el sustituto natural de Data Encryption Standard (DES), que actualmente se considera inseguro.

Uso conjunto de QR Code y Códigos de barra UCC 128 para el sellado de documentos Pdf. Generando comprobantes de firma que contienen códigos QR con toda la información del proceso de firma.

Uso de XMLSignature y XAdES como formato de datos para el intercambio y custodia de los certificados y documentos firmados.

Uso de OpenId como protocolo de intercambio de información entre el Cliente y el Servidor de autenticación y firma.

Para facilitar la obtención de certificados, soporta el acceso a certificados (X.509 ) almacenados en ficheros PKCS12s , así como el acceso a Microsoft Windows Keystore (CAPI) , Java User Key Store y Acceso a Llaveros de Mac OS X .

J2EE 1.4. Implementado 100% Java, lo hace un producto multiplataforma y con una arquitectura bien definida y fácilmente ampliable, necesitando solamente un contenedor que implemente la especificación Servlet 2.3/JSP 1.2 .

Independencia de la infraestructura base del Certificado X.509 estándar, habiendo sido probado correctamente con multitud de certificados, entre los que se encuentran :

• - Certificado de Avansi CxA.
• - Certificado de persona física de la FNMT (Se requiere la firma de un convenio para la validación y acceso a las CRLs de la FNMT).
• - Certificados de persona física de ANCERT.
• - Certificados de persona física de Camerfirma.
• - eDNI español (DNI electrónico de la Dirección general de la Policía y de la Guardia Civil).
• - Certificados de la Autoridad de Certificación de la Abogacía (ACA).
• 
  
• - Uso de Bouncy Castle Crypto APIs, que es una librería criptográfica que implementa JCE 1.2 (Java Cryptography Extension de Sun).
  
• 
  
• - Validación de Certificados digitales utilizando CRLs publicadas mediante HTTP o contenidas dentro de LDAP (como en el caso de la FNMT).
• - Validación de Certificados digitales mediante OCSP.
• - Mecanismo de cache para minimizar el acceso a las crls.

Diagrama de arquitectura de la plataforma de firma digital de Viafirma

Además les adjunto enlace a la web de Viafirma donde encontraran los Kit de desarrollo y algunos ejemplos para poner en marcha una integración de Firma Electrónica.

http://developers.viafirma.com/

Este permite integrar una aplicación Java o NET (como SharePoint) con Inbox, para realizar una firma electrónica de un fichero (prepareSignRequest) o incluso iniciar un flujo (prepareWorkflowRequest).

Para poder probar las integraciones se puede utilizar el sandbox http://services.viafirma.com/viafirma, pidiendo una cuenta gratuita de desarrollo por ejemplo en el email soporte@viafirma.com.

Espero les sea de mucha utilidad.

WebCast:SUGES: Perfiles de Usuarios. El lado social de SharePoint.

Ahora que está de moda las redes sociales, conozcamos las capacidades de SharePoint para crear nuestra propia red social dentro de la empresa y conocer mejor a nuestros compañeros de trabajo. En esta sesión veremos que funcionalidades nos ofrece SharePoint 2010 en este sentido, como podemos llegar a conseguir una auténtico “Facebook” en nuestra empresa y que configuraciones son necesarias para poder aprovechar al máximo las características sociales de SharePoint, sin olvidarnos por supuesto de las posibilidades de extensibilidad que tenemos en esta área.

Datos de interés:

• Audiencia: Desarrolladores.
• Requisitos previos: Conocimientos de la plataforma SharePoint 2010.
• Fecha: jueves 10 de febrero.
• Hora: 18:00 a 20:00 (GMT +1).
• Enlace de inscripción al evento: aquí.
• Ponente: Alberto Díaz Martín, MVP de SharePoint Server y Responsable de Proyectos y Consultor at General Software de Canarias, S.A.U.
• Trayectoria del ponente: Alberto Díaz es MVP de SharePoint desde el 1 de enero de este año y es Responsable de Proyectos y Consultor de sistemas de Colaboración empresarial, sistemas de búsquedas corporativos, procesos empresariales y Business Intelligence en General de Software de Canarias. Su labor en GSC es ofrecer soluciones empresariales a nuestros clientes, encontrar y ofrecer nuevas tecnologías que ayuden a las empresas a realizar su trabajo más eficientemente, enfocado en productos Microsoft. Otros datos de interés:
• Ponente para Microsoft en la sesión Productividad con Visual Studio 2010 en el Developer & Design Tour 2009 de Tenerife.
• Ponente Webcast Modelando Entidades, Entity Framework 4 en SecondNug.
• Microsoft Certified Technology Specialist.
• Microsoft Windows SharePoint 3.0., Configuration.
• Microsoft Certified Technology Specialist - SQL Server 2005.

WebCast: SUGES & HISPAPOINT: Como migrar a SharePoint 2010 y no morir en el intento

Para comenzar el año, los grupos de usuarios de SharePoint de Costa Rica y España (SUGES) bajo el paraguas de la Comunidad de SharePoint de habla hispana (HISPAPOINT) os proponemos un webcast en el que se aprenderá sobre la migración a SharePoint 2010, se analizaran las mejores prácticas así como los tipos de migración disponible en esta nueva versión, todo esto en conjunto con consejos y tips para llevar a cabo exitosamente un procedimiento de este tipo.

Datos de interés:

• Audiencia: Information Workers, administradores de IT, desarrolladores.
• Requisitos previos: Conocimientos de la plataforma SharePoint 2007.
• Fecha: miércoles 12 de enero.
• Hora: 16:00 a 17:30 (Hora de España, UTC+1).
• Ponente: Ricardo es Ingeniero en computación especialista en el área de tecnologías de información. Ha trabajado con tecnologías SharePoint por más de 5 años, implementando y desarrollando Intranets y Portales corporativos en importantes empresas de la región. Adicionalmente es un experto certificado en herramientas EPM (Enterprise Project Management) y Project Server para el manejo de proyectos empresariales. Actualmente es Consultor en Tecnologías Microsoft y uno de los cofundadores y administrador de la Comunidad de SharePoint Costa Rica (https://ug.culminis.com/sites/CRC-SPS/default.aspx ) así como miembro del Speaker Group de Microsoft CA .Desde este año es Instructor de Cursos Microsoft en Centros Certificados Microsoft en Costa Rica. Desde 2008 ha sido MVP en SharePoint Server.
• Enlace de inscripción: Pincha aquí.

Gestor Documental en la AAPP en SSP2010 en base a Ley 11/2007 (Post II)

Como comentaba en el post anterior de Gestor Documental en la Administración Pública y la Plataforma SharePoint en base a Ley 11/2007, hacer un gestor documental tiene mucho trabajo de análisis, consultoría y definición de reglas.

En este post les hablare del cuadro de clasificación.

No hay una regla ni ninguna ley que defina claramente el cuadro de clasificación, esto se da por casuística de cada Entidad Local, y la que el archivero municipal crea que se adapte más a su archivo.

Pero todos parten de una base, esta es una de ellas (es un ejemplo), aunque les recomiendo la del grupo de archiveros municipales de la comunidad de Madrid que se reúnen cada x tiempo y van mejorando y puliendo esta clasificación.

Les dejo un ejemplo de esquema de cuadro de clasificación.

Ahora vamos a lo práctico, como lo aplicamos en SharePoint, pues sin complicarse mucho a través de document set. (que fácil no?).

Los document set ya están más que vistos y explicados, pero tomare las palabras de Ignasi Tebé que ya explica muy detalladamente sobre esto en su post de Documents Sets (I) Introducción.

A modo de introducción, comentar que aunque de entrada pudiera parecer que estamos hablando de simples carpetas, un Document Set va mucho más allá que ser un simple "agrupador" o "contenedor de documentos". En realidad, se parece mucho
más al concepto de "expediente", donde todo el grupo de documentos puede tratarse, a nivel de clasificación y procesos como una única unidad operativa. Hablando en términos de SharePoint, en concreto un Document Set permite, entre todos los documentos que lo componen en:

Compartir los mismos metadatos.
Unificar versiones (una versión
implica el conjunto de versiones individuales).
Compartir los mismos flujos
de trabajo.
Compartir los mismos permisos de seguridad.
Disponer de una
página de presentación del Document Set totalmente personalizada.
Compartir
idénticas directivas (auditoría, retención, etiquetas y código de barras).
Definirse bajo un único Document Set ID (asigna un ID único de documento al
Document Set).
Crear conjuntos de documentos con documentos predeterminados
ya incluidos.

Como ven que mejor explicación que esta, pero vamos más a fondo, Ignasi ya habla de semejanza a un expediente, está claro no… comparte todo, niveles de seguridad, flujos, versiones, etc..

En SharePoint se deben de crear tantas series documentales según el cuadro de clasificación y sus niveles más bajos.

Documentos primarios son los documentos originales elaborados por el autor.

Secundarios son documentos que se refieren a los primarios y que no existirían sin ellos; contienen la descripción de los documentos primarios.

Terciarios son documentos establecidos a partir de documentos primarios y/o secundarios; reúnen, condensan y elaboran la información original en una forma que corresponde a las necesidades de una categoría de público.

Ojo, cuando se cree las series documentales, se debe activar todo el versionado, auditoria y trazabilidad para poder cumplir con la Ley que dice claramente:

“Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la dentificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la
legislación de protección de datos.”

Como ven ya acotamos más lo de gestor documental y no es tan fácil como parece.

Por cierto si necesitan más información al respecto no duden en comunicármelo.

Gestor Documental en la Administración Pública y la Plataforma SharePoint en base a Ley

Quiero tocar este tema, debido a que muchos confunden un gestor documental de la empresa privada a un gestor documental de la Administración Pública, para mi criterio MOOS 2010 cubre todas las especificaciones en base a las leyes de Administración Electrónica, pero hay que definirlo muy bien y desarrollar diferentes especificaciones técnicas para obtener un buen resultado final.

Hablemos un poco de un gestor documental para la Administración Pública antes de relacionarlo con MOSS.

Las principales funciones de la gestión documental en la eAdmin son las siguientes:

• Creación
• Captura
• Ingreso
• Almacenamiento
• Utilización / Uso
• Difusión
• Consulta
• Conservación / Archivo
• Eliminación / Expurgo

Me que quedare como imagen de arranque la que se define en el Modelo de Gestión Documental del País Vasco.

Y para darle más base el ciclo de vida documental que recomienda la Comisión Europea.

Una aproximación global al ciclo de vida de los documentos en la organización, nos sirve para ver las interrelaciones que se producen, y ordenar las decisiones y factores a tener en cuenta en cada aspecto de la gestión documental.

Hector Insua nos muestra algunas de características para gestión documental en Moos 2010 en su blog.

En lo que respecta a las principales funciones de la gestión documental Moos 2010 va sobrado en este tema.

Veamos algunos detalles flash:

Creación
-El documento se genera con un ID único, muy necesario.
-Puede ser generado por cualquier usuario con acceso.
-Diferentes tipos de formato Pdf, Tiff, jpg, y otros.
-Al momento de crear un documento el sistema nos obliga a informar algunos metadatos.

Captura
-A través de digitalización
-Formularios
-Otros aplicativos mediante web services.
-Repositorios

Ingreso
-Por registro electrónico.
-Procedimientos administrativo definido.
-Workflows específicos.
-Manual a través de código de barras.

Almacenamiento
-Se guardan en bibliotecas bien organizadas.
-Fácil acceso a través de búsqueda con metadatos.
-Un solo repositorio documental

Utilización / Uso
-Cualquier usuario con los permisos definidos podrá acceder a los documentos.
-Hay un control muy exhaustivo en su uso.
-Fácil utilización por los usuarios.

Difusión
-Visible a cualquier parte de la plataforma en base a los permisos.
-Publicación interna y externa (Ojo en la eAdmin esto no está muy permitido, solo en casos especiales y en documentos que tengan un nivel de seguridad muy bajo).

Consulta
-La búsqueda puede ser a nivel general y por áreas.
-Por metadatos, orden de clasificación, categorización y Doc ID.

Conservación / Archivo
-Se puede generar reglas de conservación documental.
-Workflows definidos que especifiquen su ciclo de vida.

Eliminación / Expurgo
-Al pasar el tiempo de vida útil se pueden eliminar definiendo automáticamente un registro de expurgo.

-Algunos documentos deberán pasar al archivo histórico a través de workflows definidos o manualmente por lo usuarios dejando constancia de la ubicación final del documento.

SharePoint 2010 es una buena plataforma para desarrollar el gestor documental para una Administración Pública pero requiere de un análisis profundo con conocimientos técnicos y jurídicos para llegar a una aplicación que cubra todas las expectativas de las Leyes en materia de eAdministración.

En otro post enlazare el gestor documental con los diferentes canales de comunicación que debe o puede tener una Administración Pública a través de la plataforma de SharePoint.